Privacy statement Scouting Polaris

Scouting Polaris hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Persoonlijke gegevens van onze jeugdleden, leiding, bestuur, vrijwilligers, sponsoren, vrienden en donateurs worden door onze Scoutinggroep met de grootste zorgvuldigheid behandeld. Wij registreren gegevens van leiding en vrijwilligers en persoonsgegevens ten behoeve van het lidmaatschap in Scouts Online, de administratieve applicatie van Scouting Nederland. Hierop is de privacywetgeving (AVG/GDPR) van toepassing. Op www.scouting.nl/privacy vind je het Privacy Statement van Scouting Nederland. Je hebt via Scouts Online (sol.scouting.nl) altijd toegang tot je eigen gegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Scouting Polaris houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken we in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy:

• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is, zoals het vereisen van een passende VOG voor de vrijwilligers die toegang hebben tot de gegevens
• Gegevens betreffende een aandoening, allergie e.d. worden alleen met de betrokken (bege-)leiding gedeeld.
• Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Wij houden u op de hoogte van uw rechten betreffende uw persoonsgegevens en respecteren deze.

Als Scouting Polaris zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via ledenadministratie@scoutingpolaris.nl.

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden

 Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Scouting Polaris verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst in de ruimste zin van het woord, maar in elk geval het zo goed mogelijk verzorgen van een veilig scoutingspel voor de leden tijdens opkomsten en kampen, innen van contributie of kampgelden.

 Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De lidmaatschapsovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Scouting Polaris de volgende persoonsgegevens van u vragen: Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, verzekeringsgegevens, financiële gegevens, medische gegevens, zwemdiploma’s, diverse toestemmingen en gegevens over te gebruiken identiteitsbewijzen.

Uw persoonsgegevens worden door Scouting Polaris opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 5 jaar.

Verstrekking aan derden

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit voor het uitvoeren van specifieke activiteiten noodzakelijk is. Het (automatisch) delen van de standaard gegevens in SOL door het inschrijven door het lid zelf bij Scouting activiteiten valt onder de verantwoordelijkheid van het lid zelf.

Voor onze e-mailmaken we gebruik van Google for Non-profits en voor de hosting van onze website van een webhoster. Wij delen niet expliciet gegevens met dez partijen, maar zij hebben door hun rol van serviceprovider mogelijk toegang tot via hen lopende verkeerstromen. Deze toegang is afgedekt in de met hen overeengekomen contracten.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Scouting Polaris bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Scouting Polaris van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten betreffende uw gegevens

U hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Fotobeleid

Bij inschrijving hebt u de mogelijkheid ermee akkoord te gaan, dat er foto’s worden gemaakt en heeft u aangegeven geen bezwaar te hebben tegen het gebruik van deze foto’s voor archief, publiciteit voor en publicaties van Scouting Polaris en/of bovenliggende Scouting organisaties. U kunt uw toestemming te allen tijde weer intrekken.

Scouting Polaris is niet verantwoordelijk voor foto’s gemaakt door derden tijdens een activiteit van Scouting Polaris of een activiteit waar Scouting Polaris aan deelneemt. Mocht u toch bezwaar hebben tegen het maken van en/of gebruik van foto’s, neem dan contact op met een van onze vrijwilligers.

Whatsapp

Scouting Polaris gebruikt Whatsapp groepen voor diverse doeleinden. Deelname is niet verplicht. Door deel te nemen wordt akoord gegeven om het telefoonnummer waarmee wordt deelgenomen te gebruiken in de Whatsapp groep. Op gebruk van Whatsapp zijn de privacyregels van Whatsapp zelf van toepassing: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea/?lang=nl. Deelname aan Whatsapp groepen kan zelf beëindigd worden.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Datalekken

In het kader van de Privacywetgeving geldt sinds 1 januari 2016 de meldplicht datalekken. Met deze meldplicht is bij wet geregeld dat organisaties direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), zodra er sprake is van een datalek. Hierbij moet er kans zijn op ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van de persoonsgegevens. In een aantal gevallen moet dit datalek ook gemeld worden aan de betrokkenen. Scouting Nederland dient zich als organisatie ook te conformeren aan deze meldplicht. Dit geldt ook voor Scoutinggroepen, -regio’s en andere organisatieonderdelen die in het kader van de wetgeving gezien worden als ‘bewerker’ van gegevens van de organisatie Scouting Nederland. Scouting Nederland hanteert hier een procedure voor welke geldt voor alle Scoutinggroepen. De procedure is te vinden op: https://www.scouting.nl/downloads/ondersteuning/kennisnetwerk/juridische-ondersteuning/privacyweten-bescherming-persoonsgegevens/4213-procedure-datalekken-dataverwerkers

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!